管理供应商的流程主要有以下八个方面的内容。
第一,选定备选供应商。备选供应商的数目应多一些。这些备选供应商可以是自己去发掘的,也可以是供应商毛遂自荐或通过别人介绍的。对于这些备选供应商,应按要求进行审核,淘汰那些不符合要求的备选供应商。
第二,备选供应商资质调查。对备选供应商,首先要应对其进行资质调查。
第三,样品试制与确认。在选定供应商之前,还应要求供应商提供试制样品。如果样品不合格,则不予认可;如果样品合格,则予以认可。
第四,价格协商。样品合格后,采购方应与供应商进行价格协商。估价过高的供应商,不加以采用,仍以备选看待;报价过低的供应商,产品质量可能得不到保证或者会出现弄虚作假的情况。因此,要选择价格合理的供应商。
第五,试做订单。由于供应商与我方的信用关系尚未建立,为试验供应商的各种供应能力,此时应以尝试性的订单做试验。试做订单前,应与供应商明确各种交易条件(价格、品质、交期、包装、运送、验收等),作为考核供应商的依据。
第六,交货验收。供应商接受尝试性订单后,应按时完成产品的交付,并及时办理交货事宜,由采购方安排专人进行验收。有些收货方企业对产品的质量、规格要求较为严格,规定必须在交货处验收,验收通过后,方接收。验收是针对所有交易条件进行的。
第七,绩效考核。交货验收过程实际上是供应商接受绩效考核的过程。成绩优异者才能成为正式的供应商。绩效考核考察的重点是供应商对所有交易条件的履行情况。
第八,正式订单。备选供应商成为正式供应商之后,我方还应与其签订正式订单。当然,还有必要多次严格检验供应商,即再次下尝试性订单,各项指标再次达标后才签订正式订单。